RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO REGOLAMENTO PROVINCIALE IN MATERIA DI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI

Il precedente regolamento provinciale in materia di procedimenti amministrativi è stato  approvato con deliberazione del C.P. n. 24 del 27.3.1997 e successivamente modificato con  le deliberazioni del C.P. n. 10 del 19.01.2006 e n. 112 del 25.10.2010.
La normativa di riferimento è la L. 7-8-1990 n. 241 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi", con le  modifiche apportate dalla L.  18-6-2009 n. 69 " Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile", con la quale si prescrive, che nei casi in cui disposizioni di legge ovvero  provvedimenti non prevedano un termine diverso, i procedimenti amministrativi di competenza delle amministrazioni statali e degli enti pubblici nazionali devono concludersi entro il termine di trenta giorni.
Le Pubbliche Amministrazioni individuano termini non superiori a 90 entro i quali devono concludersi i procedimenti di competenza delle amministrazioni statali e degli enti pubblici nazionali nonché, in casi eccezionali,  termini non superiori a 180 giorni.
Le novità introdotte nella L. 241/90 sono state  approfondite all'interno della Provincia in due corsi di aggiornamento tenuti dal Segretario Generale, negli anni 2009-2010, al quale hanno partecipato un numero rilevante di dipendenti della Provincia (circa 200 dipendenti per sessione).
Successivamente, con deliberazione di G.P. n. 366 del 30.12.2009, sono state affidate al Segretario Generale le attività di coordinamento per la revisione dei procedimenti amministrativi che fanno capo ai diversi servizi della Provincia.
In tale attività sono stati coinvolti i dirigenti dell'ente attraverso lo strumento della conferenza dei dirigenti; ai dirigenti è stato quindi richiesto di individuare uno o più referenti , nell'ambito dei servizi, per collaborare nella predisposizione delle schede di rilevamento dei procedimenti.
Ai referenti sono state impartite precise istruzioni in ordine alle modalità di descrizione delle singole fasi dei procedimenti, della individuazione del termine massimo di conclusione dei procedimenti  e della individuazione delle attività soggette a Scia (segnalazione certificata di inizio attività).
In particolare, per quanto concerne il termine di conclusione dei procedimenti è stata loro richiesta un'attenta verifica volta a conseguire l' obiettivo di una effettiva riduzione dei termini rispetto a quanto previsto in precedenza.
I risultati prodotti dal gruppo di lavoro dei referenti sono i seguenti:
Ø      Procedimenti amministrativi censiti: circa 200 rispetto ai 108 della precedente rilevazione
Ø      Le schede individuano per ciascun procedimento i seguenti elementi:
-          Descrizione analitica delle fasi del procedimento
-          Individuazione delle unità operative responsabili del procedimento
-          Termine di conclusione del procedimento
-          Individuazione delle attività soggette a Scia, in applicazione del principio secondo cui: "nessuna documentazione deve essere richiesta  per tutto ciò che è possibile certificare mediante autodichiarazioni".
Obiettivo della riduzione dei termini di conclusione  del procedimento:
-          Sopra i 90 giorni: solo quando il termine risulta espressamente previsto per legge
-          Sopra i 30 giorni:  definizione del termine effettuata, ove possibile, con un sostanziale riduzione rispetto ai termini precedenti.
Il prodotto del gruppo di lavoro è stato quindi condiviso con i dirigenti; tutti i dirigenti hanno espresso il parere di regolarità tecnica sulla proposta di deliberazione.
Pubblicizzazione delle schede:
Le singole schede dei procedimenti saranno inserite in un'apposita sezione del sito internet della Provincia della Spezia, liberamente e facilmente accessibili a tutti gli interessati, siano essi singoli cittadini od associazioni portatrici di interessi di categoria o collettivi.
Monitoraggio:
Agli organi preposti al controllo di gestione è demandato il compito di approntare sistemi di monitoraggio sul raggiungimento degli obiettivi e sul rispetto dei termini di conclusione dei procedimenti.
Il nucleo di valutazione (ora OIV) sarà parimenti invitato a tenere conto di tale lavoro nell'approntamento della proposta di piano annuale della performance, nel senso di individuare appositi indicatori  e parametri per la valutazione dei dirigenti, dei titolari di posizioni organizzative e degli altri dipendenti, in relazione al predetto raggiungimento degli obiettivi.
Al gruppo di lavoro è richiesto, anche attraverso appositi progetti, di provvedere periodicamente all'aggiornamento delle schede in relazione alle modificazioni normative o di altre circostanze che possano influire sullo svolgimento dei procedimenti. 

Il Segretario Generale